Le disposizioni assunte dal Governo per contrastare l’emergenza epidemiologica da Covid-19 (Coronavirus) impattano fortemente sulle attività svolte dagli amministratori di condominio: alcune di esse, benché non espressamente vietate, confliggono apertamente con il divieto di assembramento richiamato nei vari DPCM.
Sono comunque assicurati i servizi essenziali: pulizia e disinfestazione, elettricisti, idraulici e antennisti per interventi di estrema urgenza (i fornitori devono essere muniti di richiesta dell’amministratore), servizi postali e attività di corriere, banche e assicurazioni, attività legali e contabili (solo se indifferibili), servizi connessi a sistemi di vigilanza, riparazioni a computer, periferiche, telefoni e altre apparecchiature per le comunicazioni.
La criticità più evidente è relativa alla convocazione delle assemblee, che in questo periodo vedono all’ordine del giorno le delibere per l’approvazione dei rendiconti: è palese che le stesse non siano consentite, fatta eccezione per quelle da remoto, che tuttavia non sono scevre di difficoltà.
Premesso che da un’analisi approfondita del DPCM 8/03/2020 non si evinceva un espresso divieto di convocazione e svolgimento di assemblee condominiali (seppure a fronte di determinati accorgimenti), è con il DPCM 22/3/2020 che si devono intendere non consentite le assemblee organizzate con la metodologia tradizionale in presenza, fatte salve (ove tecnicamente possibile) quelle organizzate da remoto, per le cui difficoltà e criticità si rinvia alla relativa trattazione, affrontata “in continuità” nei suddetti decreti.
Nel DPCM 8/03/2020 all’art. 1 comma 1 lettera g) prevede, tra l’altro, che “sono sospese tutte le manifestazioni organizzate, nonché gli eventi in luogo pubblico o privato, ivi compresi quelli di carattere culturale, ludico, sportivo, religioso e fieristico, anche se svolti in luoghi chiusi ma aperti al pubblico, quali, titolo d’esempio, grandi eventi, cinema, teatri, pub, scuole di ballo, sale giochi, sale scommesse e sale bingo, discoteche e locali assimilati; nei predetti luoghi è sospesa ogni attività”.
Non è chiaro cosa si intende con il termine “evento”, tuttavia, da una migliore definizione che non era compresa nel testo precedente, sembra che tale termine non comprenda le adunanze condominiali.
Va però colta la ratio della norma, dalla quale si potrebbe intendere che comunque
un’assemblea possa comportare un assembramento di persone che, in alcuni casi, potrebbe
avere più partecipazione degli eventi sopra descritti: si pensi alle assemblee di condominii o supercondomini molto numerose, che possono radunare anche oltre 100 persone.
Si aggiunga che nella lettera h), seppure in riferimento a servizi educativi e a corsi
professionali, viene inserita la seguente frase: “Al fine di mantenere il distanziamento sociale, è da escludersi qualsiasi altra forma di aggregazione alternativa. Sono sospese le riunioni degli organi collegiali in presenza” che, di per sé, appare abbastanza indicativa ed adattabile alle assemblee.
Oltre a ciò, si considerino le seguenti disposizioni che potrebbero essere ostative alla corretta convocazione e svolgimento, in quanto potrebbero rendere impossibile la partecipazione ad alcuni condòmini; e questo, oltre alle problematiche inerenti al quorum costitutivo, potrebbe esporre la conseguente delibera ad impugnazione.
Articolo 1 comma 1: “allo scopo di contrastare e contenere il diffondersi del virus COVID-19 sono adottate le seguenti misure:
Lettera a) “evitare ogni spostamento delle persone fisiche in entrata e in uscita dai territori di cui al presente articolo, nonché all’interno dei medesimi territori, salvo che per gli spostamenti motivati da comprovate esigenze lavorative o situazioni di necessità ovvero spostamenti per motivi di salute. È consentito il rientro presso il proprio domicilio, abitazione o residenza”;
Lettera b) “ai soggetti con sintomatologia da infezione respiratoria e febbre (maggiore di 37,5°C) è fortemente raccomandato di rimanere presso il proprio domicilio e limitare al massimo i contatti sociali, contattando il proprio medico curante”;
Lettera c) “divieto assoluto di mobilità dalla propria abitazione o dimora per i soggetti sottoposti alla misura della quarantena ovvero risultati positivi al virus”;
Ci sono condomini che risiedono in comune diverso da dove si svolge la riunione (ad esempio, seconde case), e pertanto, avere difficoltà a partecipare. Inoltre, dovrebbe essere dimostrato (con il modello più recente di autocertificazione) che lo spostamento è reso “necessario” da una assemblea condominiale che, pertanto, dovrebbe avere un ordine del giorno con pari requisito. Pertanto occorre valutare attentamente la necessità e l’urgenza di tale riunione, e la possibilità che possa essere posticipata ad altra data.
Art. 3 Misure di informazione e prevenzione sull’intero territorio nazionale, comma 1 lettera b): “è fatta espressa raccomandazione a tutte le persone anziane o affette da patologie croniche o con multi morbilità ovvero con stati di immunodepressione congenita o acquisita, di evitare di uscire dalla propria abitazione o dimora fuori dai casi di stretta necessità e di evitare comunque luoghi affollati nei quali non sia possibile mantenere la distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro, di cui all’allegato 1, lettera d)”;
L’amministratore non è tenuto ad essere in possesso di queste informazioni. Non le può chiedere e, anche se chieste, non sussiste in capo al condòmino un obbligo di consegnarle. Si richiama in tal senso la normativa in materia di trattamento dei dati personali e/o sensibili, nel caso in cui tali notizie venissero fornite all’amministratore. Potrebbe inoltre verificarsi anche un eccesso di deleghe, che potrebbe portare alla violazione dell’articolo 67 comma 1 D.A.c.c., secondo il quale “Se i condomini sono più di venti, il delegato
non può rappresentare più di un quinto dei condomini e del valore proporzionale”: un aspetto che l’amministratore deve valutare con la massima attenzione all’atto di costituzione del quorum assembleare.
Art. 3 Misure di informazione e prevenzione sull’intero territorio nazionale, comma 1 lettera c): “si raccomanda di limitare, ove possibile, gli spostamenti delle persone fisiche ai casi strettamente necessari”;
Questa disposizione infone porta a ritenere che gli ordini del giorno delle assemblee debbano fare riferimento a “casi strettamente necessari” indifferibili, determinati dall’urgenza. Si richiama in ogni caso la necessità di mantenere, nei contatti sociali, una distanza interpersonale di almeno un metro. Disposizione valida, ovviamente, anche per le assemblee.
E le assemblee da remoto?
L’articolo 1 lettera q) prevede che “sono adottate, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, modalità di collegamento da remoto con particolare riferimento a strutture sanitarie e sociosanitarie, servizi di pubblica utilità e coordinamenti attivati nell’ambito dell’emergenza COVID-19, comunque garantendo il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di un metro di cui all’allegato 1 lettera d), ed evitando assembramenti”.
Non esiste ad oggi norma o giurisprudenza che renda possibile le assemblee con collegamenti in video conferenza. Ai fini di una corretta deliberazione l’introduzione di tale disposizione, seppure in una situazione di urgenza, non può prescindere dalla regolarità della convocazione o dello svolgimento dell’assemblea.
Qualora l’amministratore decida, a sua discrezione, di ricorrervi, occorre che siano valutati con attenzione i seguenti punti, in ottica di cautelarsi per evitare possibili impugnazioni.
1) Prima di procedere all’invio degli avvisi, l’amministratore dovrebbe essere a conoscenza della possibilità per tutti di usufruire di tale tecnologia; questo presuppone che prima o in concomitanza della convocazione sia inviata una richiesta a tutti i condomini i quali, nella loro totalità, abbiano risposto positivamente. Se così non fosse, occorrerebbe garantire la possibilità di effettuare l’assemblea parte in presenza e parte in remoto; la parte in presenza dovrebbe ovviamente rispettare i vincoli sopra indicati (nel massimo rispetto delle restrizioni di cui sopra fino al DPCM del 22/3/2020), mentre per ciò che concerne la parte in remoto, il consiglio è di accertarsi (anche telefonicamente) che tutti abbiano gli strumenti per potersi collegare (anche se poi, a collegarsi, potranno essere i soli interessati e non tutti).
2) Occorre, inoltre, accertarsi che tutti coloro che sono collegati abbiano “banda” sufficiente per gestire la simultaneità di collegamenti con decine di persone, e tutte in grado di vedere e/o sentire gli altri, per consentire la collegialità dell’assemblea e verificare che tutti abbiano potuto votare i vari punti all’ordine del giorno.
3) Nella convocazione deve essere evidenziata in modo chiaro la possibilità di partecipare da remoto, e riportate tutte le istruzioni necessarie alla connessione.
La mancanza delle garanzie sopra indicate esporrebbe la deliberazione ad impugnazioni.
Per concludere
Fino allo scorso 22 marzo, nessuna norma vietava espressamente che si svolgessero
assemblee di condominio con le prescrizioni sopra riportate, sebbene l’amministratore dovesse tenere in considerazione quanto sopra descritto, sia nella formulazione dell’ordine del giorno (che doveva essere limitato ai casi “strettamente necessari o differibili”) sia nella scelta del luogo e della modalità di svolgimento; a partire da quella data l’indicazione è che le stesse non sono più consentite, salvo che da remoto e con le specifiche precedentemente illustrate.
E’ necessario fare un’ approfondita valutazione di quanto sopra descritto, analizzando nel particolare le vere necessita di convocazione, come ad esempio urgenze determinate da scadenze (processuali, contrattuali, eccetera), che dovranno essere tenute in considerazione per la compilazione dell’ordine del giorno per riunioni posticipate al termine dell’emergenza, e comunque da tenere in considerazione nei mesi a venire .
Fatto salvo le convocazioni di assemblea da remoto, per tutti gli altri casi è consigliato di:
a. rinviare le assemblee a data successiva al 3 aprile 2020, e comunque al termine dell’emergenza sanitaria;
b. se vengono convocate le assemblee nei propri uffici al termine dell’emergenza sanitaria (e atteso l’elevato numero di persone che presenzieranno nei locali nei quali dovranno poi soggiornare professionisti e dipendenti per esigenze lavorative) si raccomanda di procedere a pulizia e disinfestazione di locali, sedie, maniglie, sanitari, eccetera;
c. anche al termine dell’emergenza per alcuni mesi si raccomanda di invitare i propri clienti a non recarsi nei propri uffici, e a ricorrere a mail o a telefonate per le comunicazioni;
d. di evitare tutti gli appuntamenti in studio se non preceduti da una mail nella quale
vengono indicati i motivi, che devono essere strettamente necessari e non trattabili
con altro mezzo di comunicazione;
e. di continuare con la pulizia delle parti comuni, segnatamente dei corrimani e delle
maniglie, con prodotti a base alcolica idonea a disinfettare le superfici;
f. di rinviare a data successiva al 3 aprile 2020 o al termine dell’emergenza sanitaria le
opere straordinarie e le attività ordinarie non necessarie per evitare pregiudizi alle parti comuni e che sollecitino gli spostamenti di molte persone, con potenziali assembramenti all’interno dell’edificio.
Quanto sopra viene indicato a tutela dell’amministratore, dei dipendenti dello studio e dei loro familiari, e, più in generale, per i condòmini tutti.
